Follow-up как инструмент коммуникации

Давайте представим ситуацию: на иностранном митапе вы познакомились с несколькими очень влиятельными в вашей сфере людьми. Весь вечер общались, обменивались опытом и на прощание услышали фразу “Let’s keep in touch”. Но прошло два….три…четыре дня — и никакого “привета-ответа” ни от кого. Что делать в такой ситуации? Отправить email? Написать в Facebook или LinkedIn? Позвонить?

И главное: что сказать/написать?

Вот здесь и приходит в помощь навык делать follow-up — скилл, который надо формировать и оттачивать постоянно, но оно того стоит, ведь follow-up — это о поддержании контакта с потенциальным клиентом, партнером, работодателем, ментором, коллегой и т.д.

Поэтому сегодня хочу поделиться парочкой tips, которые смогут упростить вам процесс написания follow-up:

  1. Заранее договаривайтесь связаться

Не бойтесь писать человеку, с которым вы договорились связаться. Возьмите за привычку планировать, КАК вы собираетесь восстановить связь в будущем, прежде чем прощаться с этим человеком. Можете воспользоваться этими простыми вопросами:

- What’s a good time for me to follow up?

- How should I follow up with you?

- When should I be expecting to hear back from you?

- What’s the best way to contact you?

- Can I get your contact info? I’d hate to lose you.

2. Вырабатывайте привычку напоминать о себе

После встречи человек может просто потерять ваш контакт или забыть написать. Возьмите за привычку напоминать о себе. Например, если вы договорились связаться на следующий день или через 2 дня после митапа, а вам так никто и не написал, не стесняйтесь напомнить о себе. Нет, вы не будете надоедать. Главное — написать человеку четко и по делу ваш вопрос или еще раз кратко описать тему, на которую вы общались.

As you may remember, over a week ago we had a discussion regarding a series of workshops I proposed to organize at your company. I was wondering if you had enough time to consider the proposal or if, maybe, you have any additional questions I could answer.

If you’ve been too swamped lately or decided not to move forward with this idea, please drop me a quick line just for me to know where we stand at this point.

Thank you!

3. Не откладывайте follow-up, чтобы не было слишком поздно

Иногда follow-up после встречи не требуется, но приветствуется, чтобы сохранить контакт на будущее. Например, вас заинтересовало знакомство с менеджером крупной компании, с которым вы познакомились на тренинге. Напишите ему в течение 24 часов после встречи, отправьте интересный материал на тему, которую вы обсуждали. Кто знает, возможно уже через месяц именно он поможет вам в продвижении по карьере?

Hi Linda,

It’s Brian from ABC. Hope you’re well.

It was a pleasure talking to you yesterday. As promised, here’s a link to our pitch deck you may be interested in checking out. Let me know if we can connect any time next week and discuss it in further detail.

Also, feel free to shoot me a message if you have any questions and I’ll do my best to answer.

Looking forward to hearing from you.

4.Не забывайте о важности follow-up после собеседования.

Нет, я не говорю о том, чтобы оказывать давление на компанию. Наоборот — краткий имейл или сообщение с благодарностью после собеседования, скорее всего, выделит вас из числа других кандидатов (в хорошем смысле). Имейте в виду, что большинство современных компаний нанимают на работу на основе соответствия ценностям компании, а не только должности. То есть ваши soft skills и соответствие целям компании имеют такое же значение, как и ваши hard skills. Если у вас нет большого опыта работы в определенной сфере, но вы проявите интерес к проектам компании и покажете, как вы можете быть им полезны — это значительно повысит ваши шансы получить работу.

Thank you for bringing me on for the interview today. I enjoyed meeting so many people passionate about new technologies. After speaking with your CTO, I’m now able to see that I align with your company values and like your company’s culture.

The project you’re hiring for really appeals to me and I can see how I could use some of the solutions I’ve developed for a few of my projects in a professional capacity if I were to join your company.

Look forward to hearing from you.

5. Пишите follow-up с четкой целью

Делайте это кратко и дружелюбно. Прежде чем писать follow-up, задайте себе один из вопросов:

  • Как этот человек может вам помочь?
  • Как вы можете ему/ей помочь?

Другими словами: распишите цели вашего сообщения и cфокусируйтесь на них. Не пишите слишком длинные абзацы с большим количеством общей информации. Вместо этого придерживайтесь четкого, краткого формата и используйте маркированные пункты там, где это возможно. В первую очередь, чтобы сделать ваше сообщение легким для чтения и не тратить зря время получателя.

Хорошая практика — начинать свое сообщение не с того, чтобы описывать, как вы пришли к определенной идее или решению, а с вывода (а затем, при необходимости, предоставьте более подробную информацию).

Hi Natalie,

In our last meeting with you, we decided to circle back to the KPIs issue in the next fiscal year. However, upon doing some additional research I believe we need to make changes to our KPIs starting next quarter. The main drivers behind this being the following:

a) Rapid company growth

b) Pivoting from a product to a SaaS company

c) Changes in corporate culture and philosophy

d) The need to adapt to a new business model

I’ve attached relevant data points and reports for you to take a look at. Maybe you’ll see it differently, but I’m pretty sure these numbers speak for themselves.

Anyways, let me know if you agree with me. We could hop on a call any time this week to continue this discussion.

Take care!

Важно: если вы общаетесь по email, ведите переписку в той же цепочке писем вместо того, чтобы каждый раз писать новое письмо. Это значительно упростит отслеживание сообщений и сэкономит время.

6. Не оставляйте человека в “подвешенном состоянии”

Никто не любит сообщать плохие новости. Иногда бывает сложно сказать людям «нет», но вежливый отказ кому-то в разы лучше и внимательнее, чем отсутствие ответа вообще.

Thanks for taking the time to reach out to me. At the moment I’m pretty happy where I am so I can’t say “yes” to your offer but I’ll keep you on my radar for the future. Maybe there will be a reason for us to get in touch some time down the line.

Unfortunately, my circumstances have changed to such a degree that I’m not going to be able to make good on our deal. I’m sorry to be letting you down but I’m afraid my hands are tied in this matter. I’ll be open to future collaboration with you and will be sure to keep you in the loop.

Очень важно помнить, что follow-up — это не просто сообщение, а мощнейший инструмент, который важно использовать грамотно!
Пользуйтесь советами из этой статьи и продолжайте совершенствовать свои навыки на курсе English For IT: Communication, чтобы научиться вести коммуникацию с иностранными коллегами и друзьями, без проблем заводить новые знакомства и уверенно общаться на английском.

Английский и soft skills для IT-специалистов: www.english4it.online